La GEPP anciennement GPEC, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, trouve son origine dans les années 60, lorsque les entreprises ont commencées à s’intéresser à leurs effectifs de manière stratégique et anticipée. Dans les années 80, l’accélération des mutations technologiques et économiques implique de revoir les compétences et leur obsolescence rapide, notamment avec les fermetures consécutives des mines qui laissent de nombreux miniers sans emploi.
Depuis, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences s’est inscrite comme une obligation des entreprises de plus de 300 salariés.
En quoi la GPEC est-elle importante pour l’entreprise comme pour ses salariés ? Quels sont les outils à disposition des entreprises pour exploiter au mieux ce levier économique ?
C’est quoi la GEPP ?
La GEPP, ou gestion des emplois et des parcours professionnels en entreprise, est une méthode, une démarche, qui permet d’anticiper l’impact des évolutions économiques, sociales, technologiques et organisationnelles sur les ressources humaines auxquelles peuvent faire face les entreprises.
On parle de stratégie, qui doit permettre d’envisager collectivement les enjeux des différents acteurs : entreprise, salariés. Pour l’entreprise, la GPEC répond à une problématique de compétitivité et d’adaptabilité permanente. Pour les collaborateurs, elle leur permet d’être pleinement acteurs de leur parcours professionnel et d’envisager leurs évolutions de carrière, notamment par la formation.
Si la GEPP semble évidente et simple sur le papier, elle n’en demeure pas moins une charge administrative qu’il convient d’optimiser et de fluidifier.
Quel est le principal objectif de la GEPP ? Pourquoi mettre en place une GEPP ?
Le principal objectif de la GEPP est d’adapter les emplois, leurs compétences et les effectifs aux stratégies de l’entreprise sur 3 à 5 ans. Une stratégie de GEPP permet d’anticiper les conséquences des évolutions et de prévoir, par la mise en place d’un plan d’actions, les réponses aux futurs besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs.
Les objectifs secondaires sont plus vastes car la GPEC va avoir des répercussions sur l’ensemble des préoccupations des DRH :
- Meilleur adéquation des recrutements
- Valoriser les compétences individuelles et collectives
- Développer les qualifications des collaborateurs
- Optimiser les parcours de formation
- Intéresser, fidéliser et impliquer les collaborateurs dans leur évolution professionnelle
- Accompagner les changements
- Développer les mobilités internes
- Améliorer la gestion des carrières
- Prévoir les départs à la retraite
Les enjeux de la mise en place d’une GEPP pour les collaborateurs sont tout aussi importants à prendre en compte. Cette stratégie leur apporte une vision claire des postes et de où ils se situent dans l’entreprise.
Les feed-back réguliers répondent également à un besoin de reconnaissance de leur travail mais aussi de ré-humanisation du travail par un management de proximité. Ces échanges formels participent à la valorisation de leurs tâches et donc, à leur motivation.
En prenant en compte tout le volet formation, le développement des compétences ouvrent de nouvelles perspectives et nourrie la volonté d’évolution professionnelle de chacun.
Quelle est la démarche de la GEPP ?
Dans cette démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, l’ensemble des salariés seront impliqués. Il y a tout intérêt à y associer dès le départ les délégués syndicaux et le comité d’entreprise qui feront le lien avec les demandes du terrain.
Dans un premier temps, il est nécessaire de faire un diagnostic de la situation actuelle en identifiant tous les emplois qui constituent aujourd’hui l’entreprise. En parallèle de cela, les objectifs de l’entreprise sont clairement définis par la direction générale et partagés au service RH qui sera chargé de piloter le projet.
Diagnostic actuel et objectifs de l’entreprise sont alors mis en parallèle afin d’identifier les écarts avec les besoins futurs. Ce travail permet de mettre en lumière les axes sur lesquels travailler et donc d’élaborer un plan d’action. Tout au long du projet, des moyens d’évaluation permettront de valider ou non l’orientation qui a été prise.
L’obsolescence rapide des compétences implique une veille constante. Il ne s’agit pas de faire ces actions en one shot, mais bien de suivre régulièrement les évolutions des marchés et des technologies. Lors d’une de ses études, l’OCDE a évalué la durée de vie d’une compétence technique à 5 ans en 2021 ; elle était de 30 ans en 1987 !
Les outils de la GPEC ?
Replacer les compétences au cœur du SIRH implique le déploiement de nouveaux outils.
L’organigramme
Si l’organigramme est un des premier outils mis à disposition du salarié dès son arrivé dans l’entreprise, il n’est pas rare de s’apercevoir qu’un certain nombre d’anciens collaborateurs ont une idée très vague de ce même schéma. Une refonte claire de l’organigramme permet de se positionner et de se repérer au sein de l’organisation.
La fiche de poste
Elle clarifie les rôles de chacun, ses tâches et ses responsabilités. Elle est une photographie des compétences et des aptitudes pour mener à bien sa mission.
Le référentiel des métiers et des compétences
Il s’agit d’une cartographie de l’ensemble des métiers détenus dans l’entreprise. Son but est d’identifier tous les métiers et les emplois types, de les structurer pour mieux les piloter. Ce référentiel tiens compte des compétences nécessaires, du niveau de qualification, des tâches et des activités.
L’entretien annuel d’évaluation
Cet entretien, mené par le manager, est orienté objectif. Comme vu plus haut, ces entretiens sont essentiels à l’entreprise comme au collaborateur. Ce moment d’échange permet de vérifier l’adéquation des compétences avec celles de la fiche de poste, mais aussi d’analyser les forces et les faiblesses et de définir conjointement de nouveaux objectifs.
L’entretien professionnel
Cet entretien est orienté formation. Il peut se dérouler dans la continuité de l’entretien annuel. On cherche à analyser le parcours professionnel et les évolutions de carrière possible au sein de l’entreprise, en évaluant chacune des compétences du référentiel métier (entre 10 et 15 compétences). Le collaborateur exprime ses souhaits d’évolution et ses besoins en formation.
Le plan de formation
Évoquée lors de l’entretien professionnel, la formation contribue à :
- optimiser les performances individuelles
- améliorer l’employabilité
- préparer aux évolutions des postes et des métiers
- anticiper les changements
Le plan de formation personnel doit être réalisé avec le collaborateur afin de tenir compte de ses besoins, de ses aspirations et des talents qu’ils souhaitent mettre à profit au sein de l’entreprise.
Le parcours d’intégration
Il fait partie intégrante de la stratégie de communication interne et s’inscrit dans la stratégie de recrutement. Il peut intégrer des séances de tutorat ou des réunions d’information.
Au-delà de son caractère obligatoire, la GEPP est donc un vecteur essentiel de développement et d’anticipation de l’entreprise. Cette stratégie invite les entreprises à remettre l’humain au centre des enjeux, ce qui a terme, valorise l’expérience salarié. Leurs attentes sont fortes lorsque le projet démarre et s’il est mené de manière claire et solide, il ne peut que renforcer l’implication de chacun.
